Często osoby rozpoczynające działalność gospodarczą zastanawiają się ile tak naprawdę kosztują usługi księgowe. Wynika to z faktu, że na rynku istnieją duże rozbieżności cenowe. Niejednokrotnie można spotkać się z sytuacją kiedy z pozoru ta sama usługa księgowa jest wyceniana w zupełnie inny sposób przez różne biura księgowe. Spróbujmy więc odpowiedzieć na pytanie ile tak naprawdę kosztuje księgowość? Gdzie jest granica pomiędzy obsługą księgową w dobrej cenie, ale również odpowiedniej jakości, kiedy mamy do czynienia z ofertą księgową podejrzanie tanią, a gdzie zaczyna się przepłacanie?
Podstawowe przyczyny różnic w cenie
Najpierw skupmy się na tych kwestiach, które są najbardziej oczywiste. Czynnikami, które w sposób zasadniczy wpływającym na cenę usługi księgowej są: sposób opodatkowania uzyskiwanych przychodów, rodzaj prowadzonej księgowości, to czy firma zatrudnia pracowników, a także czy jest czynnym płatnikiem VAT. Są to te kwestie, o które na pewno zostaniemy zapytani podczas rozmowy z biurem księgowym na temat prowadzenia rachunków firmy.
Sposób opodatkowania działalności gospodarczej
W przypadku sposobu opodatkowania działalności gospodarczej (więcej na ten temat można przeczytać tutaj) najczęściej spotykanymi sposobami opodatkowania jest odprowadzanie należności do Urzędu Skarbowego na zasadach ogólnych lub zgodnie z podatkiem liniowym. Prowadzenia księgowości zgodnie z tymi zasadami wiąże się z księgowaniem zarówno przychodów, jak również kosztów podatnika. Wobec tego taka księgowość jest z reguły droższa od dwóch najprostszych form opodatkowania jakimi jest ryczałt i karta podatkowa. W przypadku ryczałtu na potrzeby obliczenia podatku zasadniczo nie ma potrzeby ewidencjonowania kosztów, jednak zmienia się to kiedy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT – wtedy jest to konieczne do celów deklaracji VAT-owskiej. Rzadko natomiast spotyka się podatników, którzy byliby opodatkowani na podstawie karty podatkowej i decydowali się na współpracę z biurem księgowym. Najczęściej rozliczają się samodzielnie. Jednak nawet w przypadku takich form opodatkowania jak ryczałt czy kart podatkowa może, pomimo ich prostoty, występować konieczność prowadzenia dodatkowych rejestrów choćby z racji konieczności kontrolowania czy podatnik nie zaczął być zobowiązany do rejestracji swoich transakcji kasą fiskalną w sytuacjach gdy jest zwolniony z tego obowiązku. Na koniec należy wspomnieć o pełnych księgach rachunkowych. Jest to najbardziej czasochłonny sposób prowadzenia dokumentacji księgowej. Ponadto wymaga on nie tylko poświęcenia większej ilości czasu, ale również zakupu odpowiedniego programu księgowego (który jest droższy od podstawowego oprogramowania wymaganego przy księdze przychodów i rozchodów i ryczałcie), a także wiąże się z droższym ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej, które obowiązkowo musi posiadać biuro rachunkowe. Wszystkie te czynniki w sposób oczywisty wpływają na cenę usługi księgowej.
Dokumenty typowe i nietypowe
Oddzielną kwestią jest rodzaj transakcji jakie przeprowadza podatnik. Niejednokrotnie prawidłowe ujęcie jednej, ale nietypowej transakcji, jest dużo bardziej czasochłonne od mogącej wydawać się pracochłonną sporej ilości najczęściej spotykanych faktur sprzedaży i zakupu. Jest to szczególnie istotne obecnie gdy coraz powszechniejsze stają się operacje importu i exportu, a także wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów (transakcje pomiędzy poszczególnymi państwami należącymi do Unii Europejskiej). Bardzo często spotykaną tego typu operacją są zakupy usług reklamowych od firm Facebook i Google.
Księgowość za złotówkę
Niejednokrotnie można natknąć się na ogłoszenia, w których jakaś firma oferuje prowadzenia księgowości już za 1 złoty miesięcznie. Należy jednak mieć świadomość z czym tego rodzaju promocje się wiążą. Zastanowić się gdzie jest „haczyk”. Do jednych z najczęstszych wyjaśnień tego, czemu komuś się opłaca oferować swoje usługi już za 1 złoty miesięcznie, należy czas na jaki podpisywana jest umowy z biurem rachunkowym. Najczęściej są to dwa lata od momentu zakończenia pierwszego kilkumiesięcznego okresu, kiedy klient płaci promocyjną, najniższą stawkę. Gdyby chciał zakończy współpracę z biurem rachunkowym wcześniej musiałby zapłacić wysoką karę umowną. Jeśli chce więc chce tego uniknąć musi bez względu na to czy ze świadczonych mu usług jest zadowolony, czy też nie odczekać do końca trwania umowy. Inna coraz częściej spotykana na rynku usługa to tak zwane internetowe biuro rachunkowe. W tym wypadku klient, który decyduje się na takie usługi wysyła elektronicznie do biura wszystkie dokumenty i nie kontaktuje się osobiście z biurem. Oczywiście forma przesyłania dokumentów może wydawać się wygodna, ale nie o to tu chodzi. Istotny jest fakt, ze klient nie ma możliwości porozmawiać ze swoją księgową, wyjaśnić wątpliwości, skonsultować się. Istnieją również duże serwisy internetowe, w których można wykupić abonament na obsługę księgową. W ramach tego abonamentu dostaje się możliwość samodzielnego wprowadzania własnej dokumentacji do systemu. W tym wypadku cała odpowiedzialność tak naprawdę również spoczywa na przedsiębiorcy. Serwis internetowy udostępnia mu bowiem jedynie narzędzie do księgowania i to niejednokrotnie w cenie wyższej niż koszt zakupu najtańszego programu do księgowania na własność. Poza tym firmy takie prowadzą najczęściej sprzedaż wiązaną. Oferują kredyty, leasing, konto w banku, itp. Na koniec należy pamiętać o dużych biurach rachunkowych. One również są w stanie zaoferować obsługę księgową w bardzo niskiej cenie. Udaje się im to dzięki efektowi skali. Ponieważ niejednokrotnie obsługują setki podmiotów gospodarczych są w stanie obniżyć swoje koszty. Powinniśmy jednak pamiętać, że decydując się na tego rodzaju usługi nie możemy liczyć na indywidualne podejście do klienta. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych i średnich firm, które przy współpracy z największymi biurami rachunkowymi stoją w stosunku do nich na zdecydowanie słabszej pozycji.
Jakie są ceny za usługi księgowe?
Ile więc powinna kosztować obsługa księgowa? Oczywiście odpowiedź na to pytanie nie może być jednoznaczna, a ostateczna cena zależy od wielu czynników. Wydaje się jednak, że w przypadku firm, które rozliczają się na zasadach ryczałtu minimalna cena za miesięczną obsługę księgową wynosi 90-100 zł netto. Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów może być wyceniane w bardzo różny sposób, gdyż również firmy o bardzo różnych rozmiarach mogą rozliczać się w ten sposób. Najmniejsze z pewnością będą w stanie znaleźć biuro rachunkowe już za około 110-130 zł netto. Najdroższą formą prowadzenia księgowości są jak już wspominaliśmy pełne księgi handlowe. W tym wypadku minimalna cena to około 350 zł netto. Oczywiście na rynku z pewnością można znaleźć firmy oferujące swoje usługi w niższej cenie, ale wątpliwości powinna budzić kwestia czy wykonują one swoją pracę rzetelnie i skrupulatnie. Poniżej tych cen obsługa księgowa zaczyna być zwyczajnie nieopłacalna, a koszty biura rachunkowego przewyższają jego przychód. Potencjalny klient powinien więc zacząć się zastanawiać, czy usługa którą kupuje na pewno jest na odpowiednim poziomie merytorycznym.